Politique de confidentialité UAP

UAP inc. (« UAP ») est le chef de file canadien des ventes, de la distribution et de la mise en marché de pièces de rechange et d'accessoires pour automobiles et véhicules lourds. Afin de conserver cette position de chef de file, UAP mise sur une équipe compétente et motivée évoluant dans un milieu dynamique.

Au fil des ans, UAP s'est non seulement fait connaître pour l'excellence de ses produits et son activité dynamique dans les marchés qu'elle exploite, mais aussi pour son engagement à offrir à ses clients des services de qualité et des conseils de tout premier ordre.

Afin de remplir cet engagement, UAP attache une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont communiqués par ses candidats et employés et ce, à tous les stades de la relation employeur-employés.

Portée et application

La présente politique est constituée pour répondre aux exigences des dispositions pertinentes des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.

Plus particulièrement, cette politique s'intéresse aux dispositions adoptées pour régir la collecte, la détention, l'utilisation, la communication et la destruction de renseignements personnels dans le secteur privé. Les règles instituées ont été conçues pour établir un équilibre entre les droits relatifs à la protection de la vie privée des personnes, en ce qui concerne leurs renseignements personnels, et le besoin de UAP de recueillir, d'utiliser ou de communiquer de tels renseignements dans le cadre de la gestion de ses ressources humaines.

Dans le cadre de l'application de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement concernant une personne physique qui permet de l'identifier.

Protection

Afin d'assurer le respect de cette politique, UAP met tout en œuvre pour exiger de ses employés, représentants ou mandataires qu'ils adoptent, en tout temps, un comportement responsable en ce qui concerne la protection des renseignements personnels.

UAP assure la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient à toutes les étapes de leur cycle de vie : collecte, détention, utilisation, communication et destruction.

À chacune des étapes, UAP veille à obtenir le consentement de la personne concernée, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques; il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. À cet égard, UAP favorise l'obtention du consentement de la personne concernée par écrit.

Collecte

Seuls les employés, représentants ou mandataires dont les fonctions au sein de UAP le requièrent sont autorisés à recueillir des renseignements personnels en son nom.

Cette collecte s'effectue, en principe, auprès de la personne concernée, et ce, avec son consentement. La collecte peut toutefois s'effectuer auprès d'un tiers, à la condition que le consentement de la personne concernée ait été obtenu ou que la loi l'autorise.

Seuls pourront être recueillis par UAP les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses fonctions, à l'atteinte de fins particulières déterminées ou à l'accomplissement de ses missions.

La personne auprès de qui des renseignements sont recueillis doit être informée de ce qui précède, en plus de l'utilisation qui sera faite des renseignements, de la catégorie de personnes qui y auront accès, de l'endroit où ils seront détenus et de son droit d'accès ou de rectification.

Détention

UAP applique des règles strictes de sécurité et déploie tous les efforts raisonnables sur le plan commercial afin d'assurer la confidentialité des renseignements personnels qu'elle détient à propos de ses candidats et de ses employés, ainsi que leur protection contre la perte et tout cas d’accès, d’utilisation, de duplication ou de modification non autorisé. UAP doit s'assurer que ces moyens sont raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité de ces renseignements personnels, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

De plus, UAP s'assure que les renseignements personnels sont conservés de façon à permettre le contrôle efficace, sécuritaire et limité de leur accès.

Utilisation

L'accès aux renseignements personnels sera limité aux employés, aux représentants ou aux mandataires de UAP qui ont besoin de ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions.

L'utilisation des renseignements personnels que UAP détient est limitée aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

UAP doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'elle détient soient à jour et exacts au moment où elle les utilise.

Communication

UAP s'engage à ne pas communiquer à des tiers les renseignements personnels qu'elle détient sans avoir préalablement obtenu le consentement de la personne concernée, à moins que la loi l’autorise.

En tout temps, UAP s'engage à ne pas vendre, céder, ni louer à un tiers les renseignements personnels qu'elle détient.

À l'occasion de toute communication autorisée ou permise, UAP s'assure que le caractère confidentiel des renseignements personnels est protégé.

Plus particulièrement, le courrier électronique ne doit pas être utilisé pour communiquer un message ou des documents comportant des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf si des mesures appropriées sont utilisées afin d'assurer le caractère sécuritaire et confidentiel de la communication.

Destruction

Lorsque les renseignements personnels détenus par UAP ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, UAP veille à ce que tout document comportant des renseignements personnels, quel que soit son support, soit détruit selon un processus rigoureux afin d’assurer la confidentialité des informations qu’il contient.

Toutes les données que nous recueillons sur les candidats pour un emploi sont conservées dans notre banque de données à des fins strictement confidentielles. Elles sont seulement utilisées pour identifier les candidats(es) qui correspondent aux profils de nos postes disponibles. Les candidats peuvent supprimer leur profil et leurs informations personnelles en tout temps sur le portail des candidats de notre système de suivi des candidatures.

Accès

UAP s'engage à informer toute personne qui en fait la demande du fait qu'elle détient des renseignements personnels la concernant, de l'utilisation qui en est faite et de leur communication à des tiers, le cas échéant.

En tout temps, UAP doit permettre à la personne concernée d'avoir accès aux renseignements personnels la concernant et de les consulter.

Il est également possible, pour la personne concernée, de contester l'exactitude des renseignements personnels détenus sur son compte par UAP et d'y faire apporter les corrections appropriées, selon ce que prévoit la loi.

Pour faire une demande d'accès aux renseignements personnels, ou encore demander une correction ou une mise à jour de ces renseignements, la personne concernée peut communiquer par écrit avec la Cheffe de la protection des renseignements personnels de UAP, Madame Caroline Tremblay, par courriel à info.personnel@uapinc.com ou par courrier à l'adresse suivante : 7025, rue Ontario Est, Montréal (Québec) H1N 2B3.

Une réponse sera fournie à la personne concernée dans les trente (30) jours suivant la date de réception de la demande.

Responsabilité

Tout employé, représentant ou mandataire de UAP traitant des renseignements personnels est tenu de prendre toutes les mesures appropriées afin de respecter rigoureusement, en tout temps, la présente politique et les obligations relatives à la protection des renseignements personnels.

En cas de doute sur l'application de la présente politique, tout employé, candidat, représentant ou mandataire de UAP est tenu de consulter la Cheffe de la protection des renseignements personnels de UAP, Madame Caroline Tremblay, info.personnel@uapinc.com avant de poser quelque geste que ce soit qui pourrait avoir pour effet de recueillir, de détenir, d'utiliser, de communiquer ou de détruire des renseignements personnels en violation de la loi.

Tout manquement observé ou appréhendé aux dispositions de la présente politique ou de la loi, de nature à porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements personnels détenus par UAP, doit être signalé sans délai la Cheffe de la protection des renseignements personnels de UAP, Madame Caroline Tremblay, info.personnel@uapinc.com

La Cheffe de la protection des renseignements personnels de UAP, Madame Caroline Tremblay, info.personnel@uapinc.com est disponible pour répondre à toute question relative au contenu ou à l'application de la présente politique de protection des renseignements personnels.

Toute plainte concernant la gestion ou l'application de la présente politique de protection des renseignements personnels doit être transmise dans des délais raisonnables la Cheffe de la protection des renseignements personnels de UAP, Madame Caroline Tremblay, à l'adresse courriel suivante : info.personnel@uapinc.com ou par courrier à : 7025, rue Ontario Est, Montréal (Québec) H1N 2B3

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